Про підрозділ

Відділ документації та діловодства - структурний підрозділ Університету.

Відділ очолює начальник – Хорошко Інна Вікторівна.

Завдання відділу:

• встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами;
• надання методичної допомоги всім структурним підрозділам Університету в організації діловодства та ведення документації;
• розробляє інструкцію з діловодства університету та номенклатуру справ університету;
• здійснює реєстрацію та веде облік документів;
• організовує документообіг, формування справ у відділі документації та діловодства, їх зберігання та підготовку до передачі в архів;
• вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в університеті;
• здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в університеті;
• організовує збереження документального фонду університету та користування ним в поточному діловодстві;
• ведення архівної справи.

Вся службова кореспонденція, що надходить до Університету, приймається і опрацьовується відділом.

У відділі можна отримати архівну довідку про навчання:

• у Київсьому міському педагогічному училищі з 1963 по 1979;
• у Київському міському педагогічному училищі № 1 з 1979 по 1986;
• у Київському міському педагогічному училищі № 1 імені Н.К.Крупської з 1986 по 1993;
• у Київському педагогічному коледжі при Київському університеті імені Тараса Шевченка з 1993 по 2002;
• у Педагогічному коледжі Головного управління освіти і науки Київської міської державної адміністрації при Київському національному університеті імені Тараса Шевченка з 2002 по 2007;
• у Київському міському педагогічному училищі № 2 з 1979 по 1991;
• у Київському міському педагогічному училищі імені К.Д.Ушинського з 1991 по 1994;
• у Київському міському педагогічному коледжі імені К.Д.Ушинського з 1994 по 2007;
• у Київському міському педагогічному училищі № 3 з 1985 по 1995; у Київському міському педагогічному коледжі з 1995 по 2007;
• у Київському міжрегіональному інституті удосконалення вчителів з 1991 по 2002;
• у Київському міському педагогічному університеті імені Б.Д.Грінченка з 2002 по 2009;

Адреса відділу: вул. Бульварно-Кудрявська, 18/2. кім. 105. тел. 272-18-62

Адреса електронної пошти:  Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, нормативно- правовими актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Голови Київської міської ради, Голови Київської міської державної адміністрації, наказами та розпорядженнями директора Департаменту освіти і науки, молоді та спорту м. Києва, наказами та розпорядженнями ректора Університету, Інструкціями з діловодства, а також Положенням про відділ документації та діловодства

Виписка із Положення про відділ документації та діловодства:

3.10. Проекти листів подаються на підпис ректорові Університету, завізовані проректором та керівником структурного підрозділу із зазначенням на зворотній стороні прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.

3.11. Листи, що адресовані Міністерству освіти і науки України, іншим центральним органам влади, Київському міському голові, голові Київської міської державної адміністрації, начальникам департаментів та управлінь Київської міської державної адміністрації відправляються за підписом ректора Університету, або особи, яка тимчасово виконує його обов’язки, або за підписом проректора, якому делеговані відповідні повноваження.

3.12. Вся вихідна кореспонденція реєструється у відділі документації та діловодства.

Виписка із Інструкції з діловодства Київського університету імені Бориса Грінченка

Документи (листи) адресуються установі, організації, підприємству її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

• У разі адресування документа установі, організації, підприємству або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Міністерство освіти і науки України

• Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи, організації, підприємства та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Міністерство освіти і науки України
Інститут інноваційних технологій
Заступнику директора
Левківському К.М.

• У разі, коли документ адресується керівникові установи, організації, підприємству (заступникові), найменування установи, організації, підприємства входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться в давальному відмінку, наприклад:

Першому заступнику міністра міністра
освіти і науки України
Сулімі Є.М.

• Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
• У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Петренко Сергій Сергійович
вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,
м. Київ, 03178

• У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.